Privacyverklaring Utrechtse Ontdekkingsreis

Utrechtse Ontdekkingsreis respecteert de privacy van opdrachtgevers, deelnemers en bezoekers van onze website. Wij verzamelen zo min mogelijk persoonsgegevens en gebruiken persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn ontvangen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Utrechtse Ontdekkingsreis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsnaam: Utrechtse Ontdekkingsreis

Rechtsvorm: eenmanszaak

Adres: Capucijnestraat 36, 5025LG

KvK-nummer: 42006055

E-mailadres: stefan@utrechtseontdekkingsreis.nl

Vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar stefan@utrechtseontdekkingsreis.nl.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• bezoekers van onze website;
• personen die namens een organisatie informatie, een offerte of een boeking aanvragen;
• contactpersonen van opdrachtgevers;
• deelnemers aan activiteiten van Utrechtse Ontdekkingsreis;

personen die telefonisch, per e-mail, via een contactformulier of via WhatsApp contact met ons opnemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact dat u met ons heeft, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Gegevens van opdrachtgevers en contactpersonen

• naam en eventueel functie van de contactpersoon;
• naam en adresgegevens van de organisatie;
• e-mailadres;
• algemeen of zakelijk telefoonnummer;
• KvK-nummer en btw-nummer;
• factuur- en betaalgegevens;
• voorkeursdatum en gegevens over de boeking;
• groepsgrootte;
• correspondentie over de aanvraag of activiteit;

andere informatie die de opdrachtgever zelf aan ons verstrekt.

Gegevens van deelnemers

Wij verzamelen bij voorkeur zo min mogelijk persoonsgegevens van individuele deelnemers. Voor de organisatie van het spel kunnen wij verwerken:

• voornaam of teamnaam;
• het telefoonnummer van een deelnemer die zelf contact met ons opneemt;
• de WhatsApp-naam en profielfoto die voor andere gebruikers zichtbaar zijn;
• berichten die tijdens het spel via WhatsApp worden verstuurd;
• foto’s die deelnemers tijdens het spel zelf insturen;

informatie die een deelnemer zelf vrijwillig aan ons verstrekt.

Wij ontvangen telefoonnummers van deelnemers niet vooraf van de opdrachtgever. Deelnemers die tijdens het spel als contactpersoon optreden, nemen zelf contact met ons op via WhatsApp. Het delen van een telefoonnummer is vrijwillig.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en informatieverzoeken;
• het opstellen en versturen van offertes;
• het afsluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
• het voorbereiden, organiseren en begeleiden van activiteiten;
• het indelen en herkennen van teams;
• het onderhouden van contact voor, tijdens en na het spel;
• het controleren van opdrachten, locaties en scores;
• het afhandelen van betalingen en voeren van onze administratie;
• het behandelen van klachten of vragen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het beveiligen en goed laten functioneren van onze website;

het gebruiken van foto’s voor publicitaire doeleinden, maar uitsluitend wanneer daarvoor afzonderlijk toestemming is gegeven.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor ongevraagde nieuwsbrieven, profilering of commerciële benadering voor andere activiteiten, tenzij iemand daarvoor afzonderlijk toestemming heeft gegeven.

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens:

• omdat dit noodzakelijk is om een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren;
• omdat wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld onze fiscale administratieplicht;
• omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, zoals het beantwoorden van vragen, het organiseren van het spel, het controleren van ingezonden opdrachten en het beveiligen van onze dienstverlening;

omdat de betrokkene toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor het publiceren van een herkenbare foto.

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons bedrijfsbelang af tegen de privacybelangen van de betrokkene. Wij verwerken daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

6. WhatsApp tijdens het spel

Tijdens de Utrechtse Ontdekkingsreis gebruiken wij WhatsApp Business voor de communicatie tussen deelnemers en de spelleiding.

Per team neemt één deelnemer zelf via WhatsApp contact met ons op. Voor deelnemers van dezelfde organisatie kan vervolgens een WhatsApp-groep worden aangemaakt. Binnen een WhatsApp-groep kunnen deelnemers elkaars telefoonnummer, ingestelde naam en profielfoto zien.

Deelname aan een WhatsApp-groep is vrijwillig. Een deelnemer die zijn of haar telefoonnummer niet in een groep wil delen, kan dit vooraf of tijdens het spel aangeven. Wij zoeken dan, waar redelijkerwijs mogelijk, naar een alternatief waarbij de communicatie via een andere deelnemer uit het team verloopt.

De deelnemers bepalen zelf of zij voor het contact een privé- of zakelijk telefoonnummer gebruiken. Wij adviseren deelnemers om vooraf hun privacyinstellingen in WhatsApp te controleren.

WhatsApp is een externe dienst van Meta. Op het gebruik van WhatsApp zijn ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp van toepassing. Wij hebben geen volledige zeggenschap over de manier waarop WhatsApp zelf persoonsgegevens verwerkt.

7. Foto’s tijdens het spel

Tijdens het spel maken deelnemers teamfoto’s bij gevonden locaties. Deelnemers sturen deze foto’s zelf via WhatsApp naar Utrechtse Ontdekkingsreis.

Controle van opdrachten en scores

De foto’s worden in eerste instantie uitsluitend gebruikt om:

• te controleren of het team de juiste locatie heeft gevonden;
• te controleren of aan de spelopdracht is voldaan;
• punten toe te kennen;

eventuele vragen over de uitslag te behandelen.

De foto’s zijn daarmee onderdeel van de uitvoering en controle van het spel.

Deelnemers worden vooraf geïnformeerd over het gebruik van teamfoto’s. Een deelnemer die niet herkenbaar in beeld wil komen, kan dit aangeven. In overleg zoeken wij dan naar een passend alternatief, bijvoorbeeld een foto waarop de deelnemer niet herkenbaar is of waarbij op een andere manier kan worden vastgesteld dat het team de locatie heeft bereikt.

Delen van foto’s na afloop

Wij delen ingezonden foto’s niet automatisch met de opdrachtgever, andere deelnemers of derden.

Foto’s kunnen na afloop met de opdrachtgever of deelnemers worden gedeeld wanneer de personen die herkenbaar op de foto staan daarover zijn geïnformeerd en daarvoor toestemming hebben gegeven.

Website en sociale media

Wij gebruiken herkenbare foto’s nooit automatisch voor onze website, sociale media, advertenties, drukwerk of andere promotionele doeleinden.

Voor dergelijk gebruik vragen wij vooraf afzonderlijk toestemming aan de herkenbaar afgebeelde personen. Deze toestemming staat los van deelname aan het spel. Weigering heeft geen gevolgen voor deelname.

Bij het vragen om toestemming geven wij aan:

• welke foto het betreft;
• voor welke kanalen de foto kan worden gebruikt;
• voor welk doel de foto wordt gebruikt;
• dat toestemming vrijwillig is;

dat toestemming later kan worden ingetrokken.

Na intrekking stoppen wij met toekomstig gebruik en verwijderen wij de foto waar dat redelijkerwijs mogelijk is. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor gebruik dat vóór de intrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden. Ook kan reeds verspreid of gedrukt materiaal niet altijd worden teruggehaald.

8. Minderjarigen

Onze activiteiten zijn in beginsel gericht op volwassen deelnemers.

Minderjarigen nemen alleen deel wanneer dit vooraf met Utrechtse Ontdekkingsreis is afgestemd. Wanneer bij deelname persoonsgegevens of herkenbare foto’s van een minderjarige worden verwerkt, vragen wij waar dat wettelijk noodzakelijk is vooraf toestemming aan de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Een minderjarige wordt niet herkenbaar gebruikt in publicitair materiaal zonder uitdrukkelijke toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

9. Bijzondere persoonsgegevens

Wij vragen deelnemers in beginsel niet om medische gegevens, gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens.

Wanneer een opdrachtgever of deelnemer uit eigen beweging informatie deelt die relevant is voor een veilige en toegankelijke uitvoering van de activiteit, gebruiken wij deze informatie alleen voor dat doel. Wij vragen om dergelijke informatie zo beperkt mogelijk en bij voorkeur zonder vermelding van de naam van de betreffende deelnemer te delen.

Deze informatie wordt verwijderd zodra deze niet langer nodig is voor de activiteit, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de informatie langer te bewaren.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

WhatsApp-berichten en teamfoto’s

WhatsApp-berichten, deelnemersgegevens en ingestuurde teamfoto’s worden uiterlijk 30 dagen na afloop van de activiteit verwijderd.

Dit geldt voor gegevens in WhatsApp en voor eventuele kopieën die voor de uitvoering van het spel zijn opgeslagen op onze zakelijke telefoon, laptop of andere opslaglocatie.

Een foto waarvoor afzonderlijk toestemming is gegeven voor publicitair gebruik, kan langer worden bewaard. Wij bewaren in dat geval ook een registratie van de gegeven toestemming.

Aanvragen die niet tot een boeking leiden

Gegevens over een aanvraag of offerte die niet tot een boeking leidt, bewaren wij in beginsel maximaal één jaar na het laatste contact. Wanneer eerder om verwijdering wordt gevraagd en er geen reden is om de gegevens te bewaren, verwijderen wij deze eerder.

Boekingen en correspondentie

Offertes, overeenkomsten en inhoudelijke correspondentie over uitgevoerde activiteiten bewaren wij in beginsel maximaal twee jaar na afloop van de activiteit, tenzij de informatie onderdeel is van onze wettelijke administratie of nodig is voor een lopende klacht of juridisch geschil.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie, zoals facturen, betaalgegevens en relevante boekingsgegevens, bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn. Deze termijn bedraagt in beginsel zeven jaar.

Toestemming voor foto’s

Een registratie van toestemming voor het gebruik van foto’s bewaren wij zolang de foto wordt gebruikt en gedurende een redelijke periode daarna, zodat wij kunnen aantonen dat toestemming is verkregen.

Wanneer toestemming wordt ingetrokken, bewaren wij alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om de intrekking te registreren en te voorkomen dat de foto opnieuw wordt gebruikt.

11. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet en verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen bij onze dienstverlening, zoals:

• onze website- en hostingprovider;
• onze e-mailprovider;
• WhatsApp en Meta voor communicatie via WhatsApp;
• onze boekhouder of boekhoudsoftware;
• banken en betaaldienstverleners;
• IT- en cloudopslagleveranciers;
• professionele adviseurs, wanneer dat noodzakelijk is;

overheidsinstanties, wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen alleen de gegevens die de betreffende partij nodig heeft. Waar dat wettelijk verplicht of passend is, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, maken wij gebruik van de waarborgen die de betreffende dienstverlener daarvoor aanbiedt en die volgens de privacywetgeving vereist zijn.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot de personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Voor spelcommunicatie gebruiken wij een zakelijk telefoonnummer en waar mogelijk zakelijke apparatuur.

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan geen enkele vorm van digitale communicatie of opslag volledig worden gegarandeerd. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, treffen wij passende maatregelen en melden wij het incident aan betrokkenen en/of de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer dit wettelijk verplicht is.

13. Cookies en websitegegevens

Onze website kan gebruikmaken van functionele cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken.

Wanneer wij analytische of marketingcookies gebruiken waarvoor toestemming is vereist, plaatsen wij deze pas nadat de websitebezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven. In onze cookiemelding of afzonderlijke cookieverklaring geven wij aan welke cookies en externe diensten daadwerkelijk worden gebruikt.

Via het contactformulier ontvangen wij de gegevens die een bezoeker zelf invult. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend om de aanvraag te behandelen en contact op te nemen.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Utrechtse Ontdekkingsreis neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen voor personen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

De controle van spelopdrachten en de puntentoekenning vindt plaats in het kader van het spel en heeft geen juridische of vergelijkbare gevolgen voor deelnemers.

15. Uw privacyrechten

Een betrokkene heeft, voor zover de wet dit toestaat, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens wij verwerken;
• persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• persoonsgegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;

een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden gestuurd naar stefan@utrechtseontdekkingsreis.nl.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee de identiteit van de verzoeker kan worden vastgesteld. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn overeenkomstig de wet worden verlengd.

16. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op via:

stefan@utrechtseontdekkingsreis.nl

Wij proberen de vraag of klacht zorgvuldig en in overleg op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of werkwijze verandert, of wanneer wet- en regelgeving daar aanleiding toe geeft.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan de privacyverklaring vermelden wij de datum van de laatste wijziging.